Obowiązek informacyjny


Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) uprzejmie informujemy, że:
1. Administratorem Twoich danych osobowych jest: Energa Informatyka i Technologie Sp. z o. o. z siedzibą w Gdańsku przy Al. Grunwaldzkiej 472A.
2. Nasze dane kontaktowe to: energa-ite@energa.pl, adres korespondencyjny 80-309 Gdańsk Al. Grunwaldzka 472A.
3. Z inspektorem ochrony danych (IOD) możesz skontaktować się pod adresem e-mail: iod.eite@energa.pl lub korespondencyjnie na adres Energa Informatyka i Technologie Sp. z o. o. (pkt 2).
4. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b, c, f RODO dane osobowe przetwarzane będą w celu:

  • podjęcia działań przed zawarciem umowy;
  • zawarcia i realizacji umowy, w tym m.in. ustalenia uprawnień i realizacji zadań wynikających z umowy;
  • raportowania oraz archiwizacji dokumentacji;
  • obsługi i archiwizacji korespondencji;
  • ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami;
  • wypełniania obowiązków prawnych nałożonych przez przepisy prawa, w tym m. in. przepisów prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości, ustaw o dostępie do informacji publicznej, przepisów prawa zamówień publicznych, przepisów służących ochronie środowiska, życia i zdrowia ludzi.

5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, a w zakresie realizacji przepisów prawa jest obowiązkowe.
6. Twoje dane osobowe otrzymaliśmy od Ciebie lub od Twojego pracodawcy lub wykonawcy / podwykonawcy / kontrahenta którego reprezentujesz lub w imieniu i na rzecz którego realizujesz umowę.
7. Zakres danych osobowych otrzymanych i przetwarzanych może obejmować dane kontaktowe w postaci: imienia, nazwiska, adresu e-mail, nr telefonu, nr fax, miejsca wykonywania pracy, dane dotyczące wykonywanego zawodu, działalności gospodarczej, udziału w spółce cywilnej, zatrudnienia u wykonawcy / podwykonawcy / kontrahenta Energa Informatyka i Technologie Sp. z o. o. lub współpracy z nim w postaci np. stanowiska, pełnionej funkcji, nazwy firmy.
8. Odbiorcą Twoich danych osobowych mogą zostać:

  • podmioty Grupy Orlen;
  • podmioty dostarczające korespondencję;
  • podmioty wykonujące usługi archiwizacyjne oraz niszczenia dokumentacji;
  • podmioty świadczące usługi obsługi prawnej;
  • podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń;
  • podmioty świadczące usługi informatyczne;
  • audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi;
  • banki realizujące transakcje.

9. Energa Informatyka i Technologie Sp. z o. o. może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na jego udokumentowane polecenie, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych.
10. Energa Informatyka i Technologie Sp. z o.o. może przekazać dane osobowe organom i podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądom, organom ścigania lub instytucjom państwowym.
11. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 4:

  • w zakresie realizacji umowy, przez okres do jej zakończenia, po tym czasie dane będą przetwarzane przez okres wymagany przez prawo lub przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami;
  • w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Energa Informatyka i Technologie Sp. z o. o. dane będą przetwarzane przez okres wypełniania tych obowiązków prawnych, a po tym okresie przez okres wynikający z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
  • w zakresie realizacji uzasadnionych interesów Energa Informatyka i Technologie Sp. z o. o., dane będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż do pozytywnego rozpatrzenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

12. Informujemy o przysługującym prawie (w uzasadnionych przypadkach i zakresie)  do:

  • dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii;
  • sprostowania swoich danych osobowych;
  • żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych;
  • przenoszenia danych;
  • usunięcia danych, jeżeli nie jest realizowany inny cel przetwarzania oraz nie zachodzą przesłanki wyłączające prawo, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Z uprawnień można skorzystać kontaktując się pisemnie lub za pomocą e-mail z Energa Informatyka i Technologie Sp. z o. o. lub IOD (pkt 2, 3).